Beschäftigen Sie sich als Facility Manager oder Immobilien-Manager eigentlich mit den richtigen Dingen?

Beschäftigen Sie sich als Facility Manager oder Immobilien-Manager eigentlich mit den richtigen Dingen?

„Danke für die gute Arbeit, die Sie dieses Jahr geleistet haben. Können Sie das nächstes Jahr wiederholen – aber bitte mit zehn Prozent weniger Budget?“ Sollte Ihnen diese Frage bekannt vorkommen, dann werden Sie sich vielleicht selber schon gefragt haben, ob Sie wohl strategisch genug arbeiten. Wenn Sie wirklich einen wertvollen Beitrag auf strategischem Niveau leisten wollen, geht es nicht darum, Geld einzusparen, sondern darum, tatsächlich einen Mehrwert zu liefern. Aber woraus besteht dieser Mehrwert genau?

Dies ist eine Frage, die innerhalb der Berufsgruppe regelmäßig diskutiert wird und für die die International Facility Management Association (IFMA) versucht, eine Antwort zu formulieren. Die Organisation hat anlässlich der Konferenz IFMA’s 2013 World Workplace den Bericht zum Thema „Facility Management Trend Report: Emerging Opportunities for Industry Leaders“ herausgegeben, der erläutert, was Immobilien-Manager und Facility Manager tun sollten bzw. tun könnten, um mehr Anerkennung zu bekommen.

Die Welt im Wandel
Die Welt um uns herum verändert sich stetig. Und Veränderungen bringen auch immer Unsicherheit mit sich. Ein vielfach dafür verwendetes Akronym lautet „VUCA“ (volatility/Sprunghaftigkeit, uncertainty/Unsicherheit, complexity/Komplexität und ambiguity/Ambiguität). Die Beherrschung dieser Aspekte stellt einen Teil des täglichen Lebens dar. Schon Darwin sagte: Nicht der Stärkste überlebt, sondern der, der sich am besten anpassen kann.

Müssen sich Immobilien- und Facility Manager anpassen? Und wenn ja, an was und wie schnell? Dies sind zentrale Fragen, die sich uns in unserem Bereich stellen. Im Facility Management Trend Report werden als Antwort auf diese Frage drei strategische Bereiche identifiziert, auf die wir unsere Aufmerksamkeit richten sollten.

1. Leading the conversation: increasing FM’s impact on the C-suite
Immobilien-Manager und Facility Manager sollten sich mehr mit Tätigkeiten beschäftigen, welche die Kreativität, Produktivität, Effizienz sowie die Rekrutierung und Bindung von Spitzentalenten positiv beeinflussen. Das beginnt damit, ein tiefes Verständnis für das Wesen der eigenen Organisation und deren Strategie zu erlangen. Jede Organisation ist anders, und darum wird jede Organisation auch andere Anforderungen an die Arbeitsumgebung und die damit verbundenen Dienstleistungen stellen und diesbezüglich unterschiedliche Erwartungen hegen.

2.  Speaking the right language: FM’s direct connection to business priorities
Mit der Abstimmung der Workplace- und Facility-Strategie auf die Ziele und zentralen Tätigkeiten der Organisation allein ist es aber nicht getan. Mindestens ebenso wichtig ist es, diese Politik verständlich zu formulieren. Wenn Sie in Ihrem eigenen „Facility Manager-Jargon“ sprechen, so hat das im Allgemeinen auf den Rest ihrer Organisation eine „befremdliche Wirkung“.

3.      Building the future of FM:
Um weiterhin effektive Antworten zu vorstehend genannten Herausforderungen formulieren zu können, muss sich die Facility-Organisation im Hinblick auf drei Aspekte weiterentwickeln:

• Building talent: Haben wir die richtigen Mitarbeiter an Bord und entwickeln sie sich auf den Gebieten, auf denen wir Veränderungen sehen bzw. erwarten?
• Building integrated systems: Verfügen wir rechtzeitig über die richtigen Informationen, um Veränderungsbedarfe zu identifizieren und anschließend die richtigen Entscheidungen zu treffen?
• Building agility and change management processes: Sind die entsprechenden Verfahren und Werkzeuge verfügbar, um diese Entscheidungen umzusetzen bzw. Veränderungen durchzuführen?

Mehrwert: Produktmanagement?
Wenn wir uns die heutigen, formalen Definitionen für die Arbeitsumgebung und das Facility Management ansehen, stellen wir fest, dass der Fokus meist auf Aspekten, wie der baulichen Umgebung und internen Dienstleistung liegt. Aber ist dies wirklich der wesentliche Kern für Existenzberechtigung des Facility Managements? Oder gibt es wichtigere Dinge, für die Sie (teilweise) Verantwortung übernehmen könnten oder müssten? Wir konzentrieren uns häufig auf das, was wir tun müssen und fragen uns viel seltener, warum wir das tun oder welche anderen Dinge wir tun könnten, um Mehrwert zu generieren.

Wozu brauchen wir Gebäude? Und wozu Facility Management-Dienstleistungen? Innerhalb der Organisation ist Arbeit der Faktor, der Wert generiert. Die Herstellung von Gütern und Lieferung von Dienstleistungen, die Entwicklung neuer Produkte und Innovationen sind die Antriebskräfte für die Wirtschaft.

Eine relevante Arbeitsumgebung zu bieten (ganz gleich, nach welcher Definition), die Menschen in die Lage versetzt, ihre kreative Arbeit optimal auszuführen, stellt damit eine Tätigkeit mit strategischen Aspekten dar. Möglicherweise ist dafür in einigen Jahren kein eigenes Gebäude mehr erforderlich oder nur ein Teil Ihres derzeitigen Immobilienportfolios.

Es geht darum, existentielle Fragen zu stellen. Wenn Sie nicht erklären können, wie Ihre strategische Funktion aussieht, werden Sie beim C-Level-Management nie eine Rolle spielen. Wenn Sie weiterhin für das Mobiliar verantwortlich bleiben möchten, dann sollten Sie das auch weiterhin tun. Wenn Sie aber innerhalb Ihrer Organisation wirklich wichtig werden wollen, müssen Sie erst erklären können, warum Sie wichtig sind. Es ist nicht meine Aufgabe, diese Frage zu beantworten, aber in unserem Fachgebiet ist es für jeden wichtig, darüber gut nachzudenken. Danach werden Sie wahrscheinlich nur im Ausnahmefall gebeten, zehn Prozent einzusparen.

Erik Jaspers
Product Strategy & Business Innovation
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